Política de Privacidad y tratamiento de datos personales

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y de lo dispuesto en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1377 de 2013 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2017, INMGH, con el propósito de velar por la protección y el buen manejo de la información personal suministrada los titulares de la información, ha diseñado la presente política y procedimientos que en conjunto permiten hacer un uso adecuado de sus datos personales.

CAPITULO I

Definiciones

Para efectos de la presente política de tratamiento de datos, las siguientes serán las definiciones de cada uno de los aspectos que regula el presente documento:

INMGH: Es una marca comercial dedicada al desarrollo de actividades inmobiliarias y de corretaje de inmuebles. En la política, cualquier aparte que se refiera a la Inmobiliaria hará alusión a esta empresa.
INMGH: Actúa en calidad de representante de la razón social MG&H S.A.S.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
Dato biométrico: Son datos sensibles que permiten identificar a una persona natural a través del reconocimiento de una característica física e intransferible, que, al ser única de cada individuo, permite distinguir a un ser humano de otro.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos. Para efectos de la presente política, INMGH advierte el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales, eventualmente, puedan solicitarse.
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Estar “Autorizado”, significa que INMGH y todas las personas bajo la responsabilidad del mismo, por virtud de la autorización y de la presente Política, tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
“Habilitación” o estar “Habilitado”, es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato, formularios, contratos, convenios, o demás que se usen para la recolección de datos, otorgue INMGH o a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en encargados del tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren la información, entre los que se definen clientes, usuarios, invitados, participantes, interesados o usuarios, proveedores, empleados y terceros.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Capítulo II

Objetivo

Con la implementación de esta política, INMGH se propone garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, aliados comerciales, empleados, prestadores de servicios y demás terceros de quienes INMGH. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se explica de forma detallada, el tipo de información que se recolecta, almacena, usa, circula y suprime, para que se utiliza y la forma en la que estos pueden ejercer sus derechos ante la inmobiliaria, de conformidad con lo previsto en el literal K del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Capítulo III

Principios generales

INMGH. determinaran las actuaciones que guiaran la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento y transmisión de los datos personales que se posean, bajo los siguientes principios:

Principio de legalidad: El tratamiento de la información es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de la información que realice la inmobiliaria obedece la necesidad de contar con datos esenciales de todos los titulares objeto de esta política para efectos administrativos, contables, tributarios y comerciales.
Principio de libertad: El tratamiento se ejerce de acuerdo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de los datos.
Principio de veracidad: La información sujeta a tratamiento por parte de la inmobiliaria es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La inmobiliaria entiende que la información es veraz, bajo el entendido de que quien la suministra lo hace en cumplimiento del principio constitucional de buena fe.
Principio de transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del titular de los datos personales a obtener de Inmobiliaria INMGH, en cualquier momento y sin restricción alguna, información acerca de la existencia de datos que le conciernen y que se encuentren almacenados en las bases de datos de la inmobiliaria.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento que realiza la inmobiliaria de la información de los titulares, no está disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: INMGH o sus encargados del tratamiento manejarán la seguridad de la información recolectada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todos los intervinientes en el tratamiento de los datos del titular, que no tengan la naturaleza de públicos están obligados al interior de la inmobiliaria INMGH a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente política de tratamiento de información, en la ley 1581 de 2012 y/o en las normas que la complementen.

Capítulo IV

Derechos de los titulares de los datos

En concordancia con las disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información personal los siguientes:

Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a INMGH respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a INMGH salvo en aquellos casos en los que legalmente el Responsable está liberado de tener autorización para tratar los datos del titular.
Derecho a ser informado por INMGH, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data, previo el requerimiento de que trata el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012 y en los términos definidos en la presente política.
Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que INMGH no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
Derecho a acceder a los datos personales que voluntariamente decida compartir con INMGH
Derecho al borrado de sus datos (“Derecho al olvido”) cuando a su bien tenga solicitarlo a INMGH
Tiene derecho a negarse a ser contactado con fines de marketing directo.
Tiene derecho a restringir el procesamiento de sus datos personales cuando la base para su procesamiento está en disputa, o cuando exista oposición a que procesemos sus datos sobre la base de nuestros intereses legítimos, en espera de la verificación de si nuestros intereses prevalecen.

Capítulo V

Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por la Inmobiliaria serán utilizados para los fines que se describen a continuación:

Ofrecer y desarrollar servicios de arrendamiento y venta de bienes inmuebles en todo el país.
Ejecutar la administración de bienes inmuebles en virtud de los contratos de mandato que se suscriban con los propietarios de dichos inmuebles.
Celebrar contratos de arrendamiento para vivienda y/o comercio de inmuebles propios o entregados para la administración de la inmobiliaria.
Realizar estudios de viabilidad de fianza de arrendamiento, directamente o a través de terceros autorizados y escogidos por la inmobiliaria.
Preservar en el archivo histórico la información contable de los titulares de la información de conformidad a lo establecido por la ley.
Suscribir contratos de mandato, arrendamiento y corretaje con los propietarios de los inmuebles entregados para la administración de la inmobiliaria.
Dar respuesta de los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
Realizar la captura de imágenes por cámaras o cualquier otro medio de identificación biométrica, con el fin de garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en las oficinas de la inmobiliaria.
Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo, para los colaboradores de la empresa.
Reportar la información administrativa y tributaria a las entidades competentes.
Dar trámite a las peticiones presentadas por los titulares de la información dentro de los términos establecidos en la presente política de tratamiento de la información.
Prestar por intermedio de los proveedores seleccionados por la inmobiliaria, el servicio de mantenimiento de los inmuebles y los arreglos locativos que resulten necesarios para su uso y disfrute.
Informar a los terceros que prestan el servicio de fianza o seguros sobre los arrendatarios (deudores solidarios), el incumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con la inmobiliaria.
Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora sobre los inmuebles propios de la INMGH. o entregados para su administración.
Enviar por medios tradicionales y electrónicos, información comercial de los productos y servicios ofrecidos por asociados o proveedores, actualmente y en el futuro.
Realizar actividades de mercadeo y venta de los productos y servicios de la empresa.
Realizar evaluaciones periódicas de nuestros productos y servicios a efecto de mejorar la calidad de los mismos.
Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, alianzas comerciales o terceros con el fin de gestionar y promover actividades desarrolladas por la inmobiliaria.

Capitulo VII

Deberes de la INMGH

INMGH, en virtud de lo dispuesto en el artículo 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, se compromete a guardar respeto de los siguientes deberes respecto del tratamiento de la información:

Garantizar al titular del dato, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular del dato para el tratamiento de su información.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada a la inmobiliaria.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por terceros.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al titular del dato.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Permitir el acceso a la información al titular del dato, a su representante o apoderado y a los autorizados por la ley.

Capítulo VIII

Peticiones, quejas y reclamos

Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, INMGH ha destinado el correo electrónico info@inmgh.co para canalizarlas, estudiarlas y contestarlas. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581 de 2012, así:

Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra base de datos. INMGH suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante INMGH el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud radicada por el titular en cualquiera de los canales dispuestos para ello, el cual deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, INMGH requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INMGH.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Capítulo IX

Aspectos varios

Cambios en la política

Los cambios de la presente política serán informados por parte de la inmobiliaria mediante el uso de los canales de comunicación, tales como: correo electrónico, avisos en la página web o en las sedes físicas, con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación. En todo caso, se entenderá tácitamente aceptado y otorgada la autorización en la forma definida en la nueva política, si dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación por parte de la inmobiliaria el titular no presentare reclamo o negativa a aceptar los cambios en la política.

Datos del responsable del tratamiento

Marca: INMGH

Correo Electrónico: info@inmgh.co

Teléfono: (+57) 316-0236597

Página web: www.inmgh.co

Vigencia

Esta política fue adoptada en Septiembre de 2022 y se publicará en los sitios que defina MGH S.A.S. y entrará en vigor a partir de la fecha de publicación.

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